三招方法帮你轻松解决Excel数据重复输入

答案：    在使用Excel时，我们经常会遇到如何避免数据重复录入的问题(如输入身份证号码)，下面介绍三招方法，帮你轻松解决问题。


图1 数据有效性对话框

    1．使用“数据有效性”

    选定我们需要检查的数据，如“B1:E20”，单击“数据→有效性”，出现“数据有效性”对话框(请见图1)。在“允许”列表框处选择“自定义”，“公式”文本框中输入如下公式：“=COUNTIF($B$1:$E$20,B1)=1”。单击“出错警告”标签，勾选“输入无效数据时显示出错警告”，“样式”列表处选择“停止”，右侧为出错提示信息，在“标题”处输入“数据重复”，“错误信息”处输入“数据重复，请重新输入!”(请见图2)。

图2 设置出错警告

    当我们在B1:E20区域中的D7单元格中输入“张三”后，因为与同在该区域的B4单元格内容重复，所以立刻会弹出一个警告对话框，阻止重复输入的数据。只有取消或更换输入的内容后，输入操作才得到允许(请见图3)。


图3 重复输入时出现的提示框

    2．使用“条件格式”

    选定我们需要检查的数据区域，如A1:E20，单击“格式→条件格式”，出现“条件格式”对话框(请见图4)，“条件1”列表框处选择“公式”，在右侧的文本框中输入如下公式“=COUNTIF($A$1:$E$20,E20)>1”。单击[格式]按钮，在“单元格格式”对话框中选择出现重复数据单元格的外观格式，如字体、边框和图案(本例中设置为浅绿色背景)。


图4 设置条件格式

    当我们在A1:E20区域中的C10单元格中输入“张三”后，该区域中包含相同内容的C10和A6单元格底纹颜色立刻变为浅绿色(请见图5)。


图5 修改后的效果

    3．统计出现频率最高的数值

    对于已经输入完毕的数据，我们还可以使用统计函数快速找出重复的数值。假设我们需要检查的数据范围为“B2:B200”，单击任意空白单元格，并输入下列公式“=mode(b2:b200)”。该公式的返回值就是出现频率最高的单元格数值。当单元格的值为“N/A”时，表明没有数值重复的单元格。

    此方法使用非常简单，但是它只适用于检查全部为数值类型的单元格，对其他类型的数据则无能为力，对以文本格式存储的数字也无效。

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