基于SharePoint Portal Server 2003的微软企业门户加速信息搜索、提升员工效率

答案：



Microsoft Customer Solution

成功案例




 


Case Study


 基于SharePoint Portal Server 2003的微软企业门户加速信息搜索、提升员工效率 




 



客户概况

业务需求

解决方案

客户收益

微软公司，位于Redmond Washington，业界领先的商用软件和技术方案供应商。从1985开始，Microsoft Web一直担负着帮助微软员工了解公司业务信息的重任。



知识网络小组需要确保其管理的Microsoft Web能够完成其使命：保证微软全球57,000员工能够快速找到其工作所需信息，且确保信息的可靠性，快速找到掌握应类信息的相关同事，以便在线交通。



知识网络小组采用基于SharePoint Portal Server 2003的全新部署方案。充分利用其信息汇集、整合个性化站点等功能，使Microsoft Web更易于管理，并为公司节省每年上万小时的会晤研讨时间。



§     集成的文档和站点管理减少重复劳动，并增强信息高信度



§     基于“我的站点”的定制能力提升员工效率，促进信息共享

§     通过站点目录改善检索功能，使搜索结果更加深入和丰富



§     利用既有功能降低IT运维成本




 









 



 


“它不仅改善了用户的使用体验，而且为公司创造了全新的运作方式。”




 


Al Olson


 


Managing Editor

Microsoft Web


 

微软作为全球最大的商用软件与技术方案供应商，在世界各地雇用了超过57,000名专职员工。Microsoft Web的使命在于保证微软员工知晓微软及其客户、合作伙伴的业务状况。负责此项工作的知识网络小组为了维持Microsoft Web的人气及效用，需要寻求有效方法来改善员工的以下能力：通过搜索服务找到所需信息；找到相关人员并获知其掌握的信息；从内联网中找到所需的站点并确保其提供即时、有效、可靠的信息。基于SharePoint Portal Server 2003构建的新一代Microsoft EIP不仅实现了上述目标，而且为员工提供了更为便捷精准的搜索服务，更多时讯和信息、相互认识完成交流的全新方法，其结果是每年为公司节省上万小时的会晤研讨时间。







 


“Intranet是员工获取信息的主要来源，而Microsoft Web通常是他们搜寻信息的起点。” 




 


Catie Wilson


 


Product Planner

New Markets Team


 





 



 



 


Microsoft Web的使命是保证微软员工适时获知公司运营的相关信息。




 



 



 



 

微软历来把自己的员工看作公司最宝贵的财富。更使微软引以为傲的是，能够拥有充满智慧和热情的人才，并使之乐于投身于事业，去创建世间最具创新性的技术产品和服务。 



将众多员工联系起来，使其信息灵通、高效协作，历来也是微软面临的重大挑战之一，亦是知识网络小组的主要职责。知识网络小组从1994年开始管理微软的企业门户，长期致力于通过各种工具，促进员工绩效提升，帮助他们相互沟通获取信息。Microsoft Web这一微软内部门户作为该小组最有效的工具，主要帮助员工在日常业务中方便地获取所需信息。目前，80%以上的微软员工至少每月造访一次该服务，62%的员工每天都在使用。1994以来，Microsoft Web一直担负着保证其员工知晓微软公司的运转状况， 帮助他们在需要时获取企业内网上任何有用信息的重任。随着员工数量由10年前的10,000名持续增长到今天的57,000名，Microsoft Web所面临的挑战也与日俱增。



据微软新市场团队负责产品规划的Catie Wilson透露，通过研究世界各地员工寻取信息的特点，知识网络小组发现：“Intranet是员工获取信息的主要来源，而Microsoft Web通常是他们搜寻信息的起点” 。为了改善服务，Microsoft Web致力于主要从以下三个方面做出努力。首先，把搜索功能整合到员工日常使用的各种软件中，无论其访问门户、站点或使用办公程序时都可以方便地完成信息检索。知识网络小组负责人Mary Lee Kennedy, 说，“一般情况下，以往每位员工耗费1.4小时寻获了所需信息，却只能投入1.5小时来处理它。帮助大家减少重复性的搜索，从而把这1.4小时缩减到1小时，使大家能把更多的时间投入到利用信息上”。第二，知识网络小组需要帮助员工确定Intranet信息的高信度；当员工寻获信息时，即刻获知其来源和责任人。最后，微软员工需要方便地寻获同事、公司团队及其站点，以便确定有关公司特定信息的可靠来源。





在微软运营技术团队（OTG）的协助下，知识网络小组从2003年夏季开始依托SharePoint Portal Server 2003构建新一代的Microsoft Web，并已在同年秋季成功部署。并在多个方面改善了微软员工寻获信息、定位专家及团队的方式。自从 SharePoint Portal Server 2003 新平台启用以来，每月有500-1000个新增的团队站点加入系统索引，每天新增的站点及其索引达到200至300不等。目前，依靠SharePoint Portal Server 2003，微软全球建立的索引项目已超过120万条。负责维护Microsoft Web的Al Olson透露，“我们的新EIP能够容纳的信息比过去多出了3倍，SharePoint Portal Server 2003立竿见影地提高内容发布效率。发布耗时由数小时减少到几分钟，而内容管理更加有序，且更易搜索。” Olson认为网站内容组织的改善很大程度上应归功于“站点目录”，“站点目录”把微软内部网络上所有可用站点的索引信息管理了起来。“站点目录”的好处在于为员工提供了企业内外大量信息的全貌，并帮助员工从地区、产品、部门、访问者、主题等多种视角搜索信息。



部署SharePoint Portal Server 2003之前，定位专家对微软员工而言往往是令人挠头的。他们只得搜索站点，检查公司地址簿，或口头询问，而结果却必不令人满意。而 SharePoint Portal Server 2003采用全新方式把微软同事联系在一起。凭借该产品提供的站点目录，很容易把公司站点的完整信息自动组织起来，相应的搜索功能更快捷，结果更完整，使得微软员工比过去更易找到想要的文档、站点以及相关人员。正如Davis所说，“同事们用于搜索信息的时间越少，用于完成直接有利于公司业绩的时间就越多，反馈显示，员工效率正因我们的努力而不断提高”。






 



 


集成架构降低信息冗余





 


“应用效果的评估显示，我们已能针对信息‘生态链’的最高层提供服务”




 


Mark Davies


 


Director of Services

Knowledge Network Group


 

正如知识网络小组的服务总监Mark Davies 所说，“对于微软这么大规模的企业，其Intranet上大量的重复信息和过时数据是个大问题”，直到不久以前，许多同事对于本部门存储的信息都缺乏一个清晰的概念，也不明了Intranet是如何帮助他们组织业务相关信息的。今天，凭借SharePoint Portal Server 2003的站点目录及其先进的查询功能，我们不仅能够找到这些信息，而且能够更好的管理和组织它们。也有助于我们更为好地理解Intranet，并使之充分发挥”。 



Davies还提到：“当费尽周折找到一批有价值的信息，并为之建立一个新站点时，你会以为自己所做的是开创性的工作，然而事实未必如此。”今天，我们使用SharePoint Portal Server 2003搜索信息的第一件事，是通过检查站点目录来确定是否已有汇集类似信息的站点。同时，SharePoint Portal Server 2003也能帮助我们把从事类似工作的同事和团队联系起来。比如，当一位从事XML相关工作的同事通过Microsoft Web搜索XML最新信息时，他不仅能得到XML的技术文档，而且能获知XML的专题网站。同样的查询还会返回相关的人员：开发XML扩展应用、撰写XML技术文章乃至对XML有兴趣的人。接下来只需点击，就可以获得几乎所有关于人员的信息，如基本概况、联系方式、当前工作以及所在团队的主页链接等等。方便同事间的沟通与协作。



个性化功能提升员工绩效



SharePoint Portal Server 2003特有“我的站点”这一功能，它可以方便员工根据自己的工作属性定制自己的站点。“我的站点”提供用户快速访问自用文档，特定人员、站点的能力，并能根据设定，在站点内容更新时自动发出提醒。“我的站点”使关联信息变得触手可及，方便微软员工以各自惯常的方式添加、组织、分享信息。利用Web Parts技术，用户可以通过简单拖放的方式定制自己的工作区，而SharePoint Portal Server 2003的智能特性会自动记录每人的使用习惯，这大大适应了整个企业、不同部门乃至每个员工等不同层次用户获取信息的需要。知识网络小组负责检索功能的程序经理Lauri Ellis认为，在公司范围内Microsoft Web的可定制性得到了全面提升，她说，“由于在‘我的站点’和团队主页上发布共享信息变得非常容易，这使得大家分享信息的热情高涨，而我们的搜索模块对所有发布的信息都进行索引，从而帮助大家更容易找到所需信息。Mark Davies也有类似看法

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