“再看OA”系列讲座之七：OA主业不是文秘
提到OA，很多人、特别是领导干部会联系到公文流转业务，称它为“以公文流转为主要内容的”办公自动化系统。但不同部门由于工作性质（内容）的不同，对OA的认识和需求是不完全相同的。同时，伴随IT技术发展的变化，OA的概念也在发生着根本的变化。当电子政务的概念提出后，有人将OA进行重新包装，以电子政务的形式来推向市场。那么到底如何看待又火起来的OA呢？
OA的主业是“文秘”不是业务
90年代初，引进我国的OA系统主要是为了解决部门的文件办理，是围绕“文件的办理”设置的一系列流程和功能。它改变了部分的手工办公模式，极大地提高了办文效率，但一般不涉及专业数据的处理。而MIS系统的建立，使传统手工作业的业务管理工作能够通过程序设计转为计算机来实现。MIS的应用实现的是业务办公自动化。
业务办公自动化系统是以业务流程为主线，通过对每一个流程的执行，来处理各种业务数据（如表、卡、册、图），并生成和输出结果。易做图行政业务主管部门（如国土资源行政管理部门）在业务办理过程中，不仅仅是处理业务数据，同时也伴随着办文过程（如收文和发文）和处理办文数据。如土地管理业务的农用土地转为建设用地的审批过程中，从下级国土资源行政管理部门报来的是业务数据（如“一书四方案”），同时从易做图部门（省易做图或国务院）转来的是关于用地申请和转批的文件。一个审批案件，从办理文件开始，再进入业务的审查、审批过程，最后，以办文方式向有关部门提交结果。由此可见，业务办公自动化系统运行的同时，办文的过程也随之在进行。虽然在业务运行中也伴随着办文，但在业务办公自动化系统中的办文，并不像OA系统那样流程化，将OA的办文流程融入业务办公自动化是易做图行政业务管理部门的理想。
OA能否“文秘”、业务一肩挑
OA与业务办公自动化是否应融为一体？回答这一问题之前，再讨论一下不同部门对OA概念（内容）的认识。笔者认为，易做图（如市易做图、省易做图）和易做图行政业务主管部门（如国土资源部等部委），由于各自行使的职能不同，对OA的认识也不尽相同。易做图部门的职能是以制定方针、政策、法规、办法或发出通知、（处理、审批）意见为主要业务，不涉及专业业务的处理，因此认为OA系统中的文件流转、督查、督办、制文、查询和数据的存贮管理等功能，已经能够满足办公的需求；易做图行政业务主管部门分两种情况，办公室和秘书处等通过运行OA可以完成自己的业务工作，其他业务主管部门主要是运行业务管理系统，并同时伴随着办文过程。由此看来，最需要OA与业务办公自动化融为一体的是易做图行政业务主管部门。
然而，OA与业务办公自动化融为一体，在技术上目前仍处于探索和试行阶段。通过解剖国土资源信息系统来说明这个问题，地政管理和矿政管理具有多个不同业务流程的子系统，虽然各子系统可以相对独立，但它们所依赖的运行环境必须是统一的，基础数据必须在整个系统中得以共享。这些数据中，以空间数据的存贮、管理最为复杂。为达到数据的共享，我们采用数据一体化存贮技术，即空间（矢量）数据、栅格数据、属性数据、文本数据、影像数据以及多媒体数据均存贮于关系型数据库管理系统中，也就是说国土资源数据的存贮与管理是基于关系型数据库管理系统。在这种数据存贮与管理环境下，如果将OA系统也融入其中，那么OA系统也必须基于关系型数据库管理系统来开发，这样才能达到运行环境的一致性和数据共享。但是，OA中的流程与业务流程怎样组合成一个完整的工作流，是一个十分复杂的技术问题。
不是OA不想担重任
在90年代，OA系统的开发平台绝大多数是基于原莲花公司的Lotus Notes。它具有强大、灵活的工作流定义和管理功能以及对非结构化数据（主要是文本数据）的存贮管理功能，是以公文流转为主要内容的办公自动化系统理想的开发平台。目前，多数运行良好的OA，基本是这一环境开发的系统。但是，由于该平台后台数据管理系统是一个非关系型数据库，无法建立关系模型。因此，基于关系模型（关系型数据库存贮和管理数据）的业务办公自动化系统与基于Lotus Notes为开发平台的OA系统难以结合。即使工作流的定义和管理采用Notes，数据管理采用关系型数据库，其运行效率也难以达到理想的效果。这是OA与业务办公自动化难以融为一体的问题之一。
其二，OA系统的开发商，对工作流机制非常熟悉，为什么不将这一技术用于对业务流程的管理？因为OA系统是按统一的公文流转模式进行开发的，这样的OA系统具有通用性，可以提供给多个用户使用。而业务系统的流程复杂，内容和功能千变万化，极具个性化，从市场而言，可能只有一个或几个用户，难以规模化，因此几乎没有能够真正的集OA与业务办公自动化于一体的系统。
需求下的新尝试
当前，办公自动化建设已列为各个部门信息化建设的第一步工作，原因是市场上有成熟的产品。但在OA系统的选型上，一些上级部门要求下级部门统一OA系统。这样的统一，可能产生如下的矛盾：如果上级是易做图部门，采用的是基于LotusNotes的OA系统，当你要求下级的易做图行政业务管理部门也与你统一OA系统时，将OA系统与业务管理系统进行连接或今后进行集成就成为问题。当然，如前所述，完全可以采用这套系统办公。
在用户对OA系统难以与业务办公自动化系统实现联合办公的抱怨声不断增长的同时，一些OA厂商意识到这个问题，自90年代末，相继推出了基于关系型数据库管理系统的“OA”系统。一些用户，特别是易做图行政业务主管部门的用户为之兴奋，虽然这类“OA”系统并没有考虑业务管理，但对这些用户起码提供了这样一个可能，即在数据管理层，为与自己业务管理系统的连接提供了一个公共的数据存贮平台。同时，也为OA的发展重新寻找到一条路。
OA不要乱穿电子政务的外衣
最近，国家信息化领导小组提出，将“电子政务”作为我国信息化工作的重点。电子政务就是融以公文流转为主的办公自动化和以业务处理为主的业务办公自动化为一体的广义办公自动化系统。国土资源信息系统的建设，正在按照国家提出的电子政务建设的指导思想进行设计，目前正设计构筑一个统一的电子政务平台，这个电子政务平台将为文件处理和业务处理提供一个共享的平台。
电子政务平台是一个基于关系型数据库管理系统，它由工作流、工作流引擎、解释执行软件包和应用程序接口组成。工作流是在分析业务流程（包括办文流程）过程中，通过对业务流程的抽象，建立起业务流程的计算机模型。工作流与具体业务流程相分离，工作流可以调整或重组；工作流引擎是由一组数据模型和软件组成，它用于执行来自工作流的指令，并驱动解释执行软件包，由解释执行软件包调用应用程序接口的各种函数来完成工作流指令的操作。国土资源电子政务平台建立和完善后，可以提供多种应用系统的开发和运行，既可以运行国土资源业务管理系统，也可以运行公文处理系统。并且，不受业务的变化而重新构筑平台，当业务发生变化时，只需对工作流做一些改动就能达到目的。国土资源电子政务平台的建设，将为国土资源管理工作的办公自动化提供一个理想的平台。
办公自动化有着更广泛内容，“OA”代表不了办公自动化（至少不能代表办公自动化的全部）。如果将OA增加诸如信息发布、远程办公等功能，再重新包装一下就作为电子政务系统推向市场，是对电子政务的一种误导。
