“再看OA”系列讲座之九：OA突破传统办公

沧州供电公司办公自动化（OA）系统应用分析

　　在传统的办公模式中，办公业务主要是通过手工来完成的，势必带来工作效率低、资源浪费的问题。虽然可以利用通信、印刷和计算机等现代办公设备，仍然不能从根本上改变办公人员劳动强度大、工作效率低的局面。因此，要提高企业的现代化管理水平和工作效率，必须建立一套以计算机网络为基础、结合了科学管理思想和行为科学的办公自动化（OA）系统来促进办公活动的规范化和制度化。

　　作为国家大型企业，沧州供电公司为了适应日益激烈的市场竞争，增强企业自身的实力和职工的素质，建立了一套功能齐全的OA系统。

　　可靠的硬件系统

　　OA系统是一个以计算机网络为基础，集计算机软件、硬件、通信、多媒体于一身的实现办公业务自动化的综合性办公信息系统。沧州供电公司的OA系统依托公司的Intranet，以TCP/IP协议为基础，不论是本地网络中的办公人员还是远程办公用户都可以方便地进行登录。

　　1．网络结构

　　沧州供电公司的计算机网络是以ATM交换为主干、边缘集成快速以太网的结构。4个BAY公司的ATM交换机C100通过单膜光纤互连起来，形成一个带宽为155M的简单网状的ATM交换网络主干。公司的整个网络划分为信息中心、用电、办公和生产四个子网，并通过BAY公司的BLN2路由器为四个子网的互通提供路由选择。BLN2通过多膜光纤接入到C100的ATM端口。在接入层的设备选型方面，根据工作站的数量和重要程度，分别选择了BAY的以太交换机303/350T/350F。这些交换机均上联到C100的以太网端口中，并根据所接入的C100中以太网端口所属的VLAN标记来决定该交换机归属于哪个子网。一般工作站接入到303中，独占10M带宽，关键业务的工作站则接入到350T/350F中，独占100M带宽，完全可以满足日常工作的需要。

　　OA系统功能结构示意图

　　远程访问设备采用3Com公司的TotalControl1000。系统可以支持90路用户的同时访问，连接速率为56K。在安全方面，通过安装3COM的Radius软件对用户的身份进行认证、审核、监控；并且可以通过TCM(TotalControl1000的网管软件)对设备进行监控，随时查询连接用户信息，并对其行为进行控制。

　　2．OA服务器选型

　　作为OA系统的服务器，一方面要具有优秀的性能，可以对客户端的请求做出迅速响应，另一方面，服务器保存了OA系统的文档数据库，要求有足够的存储空间和容错备份功能。因此，公司选用了HP公司的微机服务器LH3000作为OA服务器。主要配置为CPU为PⅢ700、512MECC内存、两块18G的热插拔硬盘构成RAID1，可以提供最大限度的系统可靠性，有效存储空间为18G，足以应付日常办公的需求。

　　多功能的软件平台

　　沧州供电公司的OA系统基于C/S结构，软件平台为IBMLotusDomino/Notes4.6中文版。其中服务器端安装LotusDominoServer，客户端安装LotusNotesClient。LotusDomino/Notes以先进、单一结构的文档数据库和坚固的电子邮件体系、工作流自动化开发和标准的WEB应用服务器等技术优势为用户进行网上协作提供了一个集成的Web服务应用开发环境。它的核心服务功能是电子邮件，是一种标准的电子邮件服务器，支持一切Internet标准的邮件工作方式，不论是Internet还是对于企业的Intranet，LotusDomino/Notes都可以提供安全、保真的电子邮件服务。在安全方面，LotusDomino/Notes提供了完善的安全体系结构，通过授权、用户认证、存取控制、加密、数字签名和口令保护等机制对文档数据和用户进行各种级别的安全控制，从而保证整个系统的可靠性。LotusDomino/Notes不仅是一个开发平台，同样也是一个应用平台，它本身就提供了很多功能可以满足日常办公的需求。不论从开发方面还是应用环境方面或是安全方面，LotusDomino/Notes都不失为构建企业OA系统的理想平台。

　　OA系统全员受益

　　沧州供电公司的OA系统利用LotusDomino/Notes本身集成的电子邮件功能建立了全公司内部的电子邮件系统。借助于LotusDomino/Notes的开发环境实现了涵盖公司各种办公业务的功能模块。所有的使用人员根据管理员赋予的相应级别的使用权限对系统的相应模块进行访问。

　　OA系统网络结构示意图

　　其中，最主要的几个功能如下：

　　◆电子邮件：利用LotusDomino/Notes本身集成的电子邮件服务，沧州供电公司建立了覆盖全公司的电子邮件系统。电子邮件是沧州供电公司OA系统的核心。

　　◆公文管理：公文管理是OA系统的重要功能之一，它以工作流的方式对收文、发文、审批进行全面管理。

　　◆电力信息：电力信息主要记录了公司每期电力信息的内容。所有的Notes注册用户都可以登录到该子系统进行公司有关信息的查询。

　　◆公共信息：公共信息主要为日常的办公提供一些辅助性的服务，主要包括邮电信息、公共通讯录、网上论坛和电子公告板。公共信息对于全公司是共享的，任何Notes的注册用户都可以对电力系统内部信息进行查询，并可以在网上进行公告发布。

　　用户评价

　　沧州供电公司的OA系统充分利用了LotusDomino/Notes的集成服务和开发服务功能，功能覆盖了办公业务的各个方面，系统的应用范围广泛。系统充分发挥了LotusDomino/Notes的特点，使得办公业务的处理按照设置的工作流自动进行。利用LotusDomino/Notes提供的安全机制，对用户的访问权限进行分级设置，每个用户根据赋予的权限对OA系统的功能模块进行访问，保证了信息的安全。系统通过与MSOffice进行平滑的连接，充分利用了MSOffice的报表和文字处理功能。系统还提供了对公文办理的跟踪、监控、统计和催办功能，办公人员能掌握公文的流向、办理状况。

　　沧州供电公司的OA系统自投入运行以来，不但在公司的办公业务处理方面发挥了巨大作用，同时也为日常的工作带来了很大的便利。利用OA系统不仅提高了工作效率，规范了办公行为，而且大幅度地降低了办公费用。从另一个方面看，由于办公业务全部由计算机进行处理，这也就使得广大的工作人员自觉或不自觉地提高了自身素质，有利于公司整体素质的提高。