如何使用Excel通过身份证号码来提取个人信息

办公室的小秦向我求教，说最近需要上报一份材料，这份材料是用Excel做的汇总表，其中必须输入每位员工的姓名、性别、身份证号码、出生年月、籍贯、毕业学校、职称等相关信息，她的要求是有无简单的办法对身份证号码、性别、出生年月的资料进行核对。下面我们就来看一下具体的核对方法。

    一、分析身份证号码

    其实，身份证号码与一个人的性别、出生年月、籍贯等信息是紧密相连的，无论是15位还是18位的身份证号码，其中都保存了相关的个人信息。

    15位身份证号码：第7、8位为出生年份(两位数)，第9、10位为出生月份，第11、12位代表出生日期，第15位代表性别，奇数为男，偶数为女。

    18位身份证号码：第7、8、9、10位为出生年份(四位数)，第11、第12位为出生月份，第13、14位代表出生日期，第17位代表性别，奇数为男，偶数为女。

    例如，某员工的身份证号码(15位)是320521720807024，那么表示1972年8月7日出生，性别为女。如果能想办法从这些身份证号码中将上述个人信息提取出来，不仅快速简便，而且不容易出错，核对时也只需要对身份证号码进行检查，肯定可以大大提高工作效率。

    二、提取个人信息

    这里，我们需要使用IF、LEN、MOD、MID、DATE等函数从身份证号码中提取个人信息。如图1所示，其中员工的身份证号码信息已输入完毕(C列)，出生年月信息填写在D列，性别信息填写在B列。

图1 输入身份证号码

    1．提取出生年月信息

    由于上交报表时只需要填写出生年月，不需要填写出生日期，因此这里我们只需要关心身份证号码的相应部位即可，即显示为“7208”这样的信息。在D2单元格中输入公式“=IF(LEN(C2)=15,MID(C2,7,4),MID(C2,9,4))”，其中：

    LEN(C2)=15：检查C2单元格中字符串的字符数目，本例的含义是检查身份证号码的长度是否是15位。

    MID(C2,7,4)：从C2单元格中字符串的第7位开始提取四位数字，本例中表示提取15位身份证号码的第7、8、9、10位数字。

    MID(C2,9,4)：从C2单元格中字符串的第9位开始提取四位数字，本例中表示提取18位身份证号码的第9、10、11、12位数字。

    IF(LEN(C2)=15,MID(C2,7,4),MID(C2,9,4))：IF是一个逻辑判断函数，表示如果C2单元格是15位，则提取第7位开始的四位数字，如果不是15位则提取自第9位开始的四位数字。

    如果需要显示为“70年12月”这样的格式，请使用DATE格式，并在“单元格格式→日期”中进行设置。

    2．提取性别信息

    由于报表中各位员工的序号编排是按照上级核定的编制进行的，因此不可能按照男、女固定的顺序进行编排，如果一个一个手工输入的话，既麻烦又容易出错。

    例如性别信息统一在B列填写，可以在B2单元格中输入公式“=IF(MOD(IF(LEN(C2)=15,MID(C2,15,1),MID(C2,17,1)),2)=1,"男","女")”，其中：

    LEN(C2)=15：检查身份证号码的长度是否是15位。

    MID(C2,15,1)：如果身份证号码的长度是15位，那么提取第15位的数字。

    MID(C2,17,1)：如果身份证号码的长度不是15位，即18位身份证号码，那么应该提取第17位的数字。

    MOD(IF(LEN(C2)=15,MID(C2,15,1),MID(C2,17,1)),2)：用于得到给出数字除以指定数字后的余数，本例表示对提出来的数值除以2以后所得到的余数。

    IF(MOD(IF(LEN(C2)=15,MID(C2,15,1),MID(C2,17,1)),2)=1,"男","女")：如果除以2以后的余数是1，那么B2单元格显示为“男”，否则显示为“女”。

    回车确认后，即可在B2单元格显示正确的性别信息，接下来就是选中填充柄直接拖曳。如图2所示，现在这份报表无论是提取信息或是核对，都方便多了！

图2 提取个人信息

    上海中学国际部是上海市著名的几所国际学校之一，现有学生1200多人。由于学校完全采取学生“走班制”教学，学生出勤情况的报告与统计工作难度极大。虽然每个班主任和任课老师都参与考勤信息的收集，但考勤信息的汇总和统计仍很烦琐。

    由于看到负责考勤汇总统计工作的老师用Excel制作考勤汇总报表，笔者想到用Excel做一个完全自动化的考勤记录和统计系统，让这位老师从繁重的手工操作中解脱出来。

    在与负责考勤的老师进行多次沟通后，笔者列出了该考勤系统必备的功能：

    1.可以通过输入学号、班级或姓名检索到学生并输入考勤信息，也可以通过姓名的模糊查询检索到学生并输入考勤信息。

    2.日常考勤记录可以任意排序、筛选和修改。

    3.考勤信息可自动按日期分班级汇总以便输出报表。

    经过尝试，笔者用Excel 2002中的表单加Visual BASIC for Application 和数据透视表相结合的方法实现了上述所有功能。

总体结构

这个考勤记录与统计系统由一个工作簿中的三张工作表组成，它们分别为“流水”、“汇总”和“名单”。“流水”工作表记录了所有日常考勤数据，该表还可直接用于记录查询(如图1所示)。“汇总”工作表可以按任意时间汇总出任意班的考勤信息(如图2所示)。“名单”工作表包含了所有学生的中英文姓名与学号，供在“流水”工作表中输入时调用(如图3所示)。

日常数据输入

输入的考勤数据全部保存在“流水”数据表中，以流水账形式排列，所以称之为“流水”。“流水”工作表设有“日期”、“班级”、“姓名”和包含各种缺勤信息的列，这些列都设置了“自动筛选”功能以便于查询。输入的数据依次添加在最后的空行中。

“流水”数据表的上方有一个[快速输入]按钮，点击此按钮可开启“考勤信息输入”窗口进行快速数据输入(如图4所示)。用此窗口进行考勤数据输入不仅方便快捷(输入者不需逐字键入学生姓名)，还可以保证输入数据的准确性(班级和姓名不能有错)。此窗口的绝大多数功能是用Visual BASIC for Application编写的。

    在该快速输入窗口中，“日期”由系统自动输入，学生的“学号”、“班级”和“姓名”可以各种方式组合输入。如果知道学生的完整学号，只需直接输入学号，“班级”和“姓名”会自动出现；如果知道班级，但记不清姓名，可在“班级”下拉框中选择班级，“姓名”下拉框中将包含该班学生的名单以供点选；如果只知道姓名，则可直接输入姓名，其余信息也会自动出现；如果只知道学生的部分姓名，也可在“姓名”下拉框中输入所知道的部分姓名进行模糊查询。

    日常数据查询与修改

    “流水”表包含了所有日常考勤记录的数据。利用Excel自有的“自动筛选”功能(在菜单项“数据→筛选”中)，不需任何代码编写，就可实现日常考勤记录的任意排序和筛选功能。用户也可以直接对“流水”表中的日常考勤数据进行修改。

    数据汇总

    根据日期和班级对“流水”表中的数据进行汇总是一个比较复杂的工作，好在Excel提供的数据透视表可以很好地完成这项工作，而不需编写任何代码。在数据透视表中，使用者可以通过表头中的下拉框选择要显示的班级、学生和日期。

    经验总结

    在学校环境中，很多工作非常烦琐，许多人的想法是用Visual BASIC和C等语言编写专用软件来简化工作，但这种方式开发耗时长，软件维护困难。其实用Excel的已有功能加不多的Visual BASIC for Application代码，就可以实现我们所需的绝大多数功能。

其实，Word 2003的许多默认设置并不适合我们使用，在此让我们看看如何修改这些默认设置让Word使用起来更加方便。