深入Outlook之邮件管理

一、Microsoft Outlook介绍

　　Outlook是微软公司的办公组件Office中集成的一个桌面信息管理程序。可以帮助管理邮件、约会、联系人和任务，也可以跟踪活动、打开和查看文档及共享信息。使用Outlook，可以轻松完成下列工作：

　　不仅可以跟踪活动，而且可以管理个人和商务信息，如电子邮件、约会、联系人、任务和文件；

　　通过使用电子邮件、小组日程安排、公用文件夹等可以与小组共享信息；

　　与其他Office程序共享信息，并从Outlook内部浏览和查找Office文件；

　　通过连接到WWW以共享信息；

　　如果是开发者，还可使用编程选项来自定义Outlook。

　　从Outlook的以上功能可以看出，Outlook不单纯是一个电子邮件管理软件，而是一套完整的信息管理解决方案。Outlook提供了下列工具，可以在一个程序中管理全部个人信息和商务信息。

　　1.收件箱：从办公室、家里或路上发送和接收邮件。可以在打开邮件前进行预览，还可以使用“邮件标记”来标记带有后续动作的邮件。

　　2.日历：跟踪日程表并计划与他人的会议。可以使用“日期选择区”来快速查找和显示日程表中的信息，并使用“ 任务板”来查看一天中的任务，这样就可以安排时间处理这些任务。

　　3.联系人：保持最新的私人交往和商务联系人的信息，并且易于查找使用。可以将联系人按所希望的任何方式排序和存档；可为每个联系人存储几个街道地址、电话号码和电子邮件地址；并直接转到任何联系人的 WWW页。

　　4.任务：在易于管理的地方组织个人和商务待办清单。可以快速确定任务的轻重缓急，并将任务分派给他人。

　　5.日记：记录与重要联系人的交互活动，记录Outlook项目(如电子邮件)和您认为重要的文件，记录所有类型的活动并跟踪这些活动而无需记住每个活动的保存地点。

　　6.便笺：草草记下附注以作为问题、想法、指示及任何事情的快速提醒。或者在便笺中放置文本，以备在其他地方重用。

　　7.文件：从Outlook内部打开、查看和共享其他Office程序文件。

　　8.高效特性：使用Outlook中的工具可帮助您更有效地工作。

　　二、Microsoft Outlook邮件服务的安装

　　因为Microsoft Outlook是Office办公组件的一个组成部分，所以它可以在安装Offic e时自动安装。如果用户不需要Office中的其他组件，也可以在Office安装程序中选择手工方式单独安装。在安装Outlook时，安装程序将查找用户配置文件，如果没有用户配置文件，安装程序将创建一个。用户配置文件是一组设置，定义了使用Outlook所需要的设置。例如，用户配置文件可能指明通过Internet连接发送和接收邮件，或指明完全不使用电子邮件而且拥有个人文件夹文件。若要发送、存储、接收邮件和Outlook项目，并指定Outloo k信息存储的位置，请使用称为“信息服务”的一组设置。Microsoft Network联机服务、个人文件夹和M icrosoft Exchange Server都是信息服务的示例。

　　如果计划使用Outlook中的电子邮件特性，必须将适当的信息服务添加至用户配置文件。如果不打算使用电子邮件，或者已拥有由管理员所推荐的信息服务和设置的用户配置文件，则可以立即开始。也可随时添加或删除用于电子邮件的信息服务。因为本文重点介绍的是Microsoft Outlook的邮件管理功能，所以需要详细介绍一下如何添加用于电子邮件的信息服务。图1是Outlook的主界面窗口。

　　为电子邮件添加信息服务：

　　(1)单击Outlook面板上的“收件箱”；

　　(2)单击“工具”菜单中的“服务”；

　　(3)单击“服务”选项卡上的“添加”；

　　(4)在“可用信息服务”框中，单击要添加的信息服务，Outlook提供下列信息服务：

　　*Internet Mail

　　*Lotus cc:Mail(如果可访问 WWW，请指向“帮助”菜单中的“Microsoft on t he Web”，然后单击“免费资料”。)

　　*Microsoft Exchange Server

　　*Microsoft At Work传真软件(如果已将Microsoft At Work传真软件安装在计算机上，安装Outlook时，会更新该软件。如果计算机上还没有安装 Microsoft At Work传真软件，在安装 Outlook之前，请从 Windows95光盘上安装Microsoft At Work传真软件驱动程序。)

　　*Microsoft Mail

　　*Microsoft Network联机服务(通过Internet Mail服务提供商使用该服务。)

　　若要安装任何其他信息服务，必须拥有该服务的软件。一般情况下，选择Internet Mail,并在弹出的对话框中添入电子邮件地址和服务器信息。

　　(5)单击“确定”按钮；

　　(6)如果需要，请选择文件名、地点和其他所需选项。

　　安装完所需的信息服务后，就可以用Outlook来收发和管理电子邮件了。