Outlook03更好进行沟通的5种方法

介绍

　　显而易见：我们的世界正在变得越来越小。

　　在我协作本文之时，我正在和荷兰的 Tjeerd、德国的 James、加拿大的 Doug 以及俄勒冈州的 Mary 进行邮件交流。我们居住和生活在不同的时区，但是能够密切无间的工作，因为我们不需要物理上的接触就可以完成工作。过去对我们厂商诸多限制的时间和地理屏障已经全然不存在了。

　　Outlook 2003 与这个日新月异的世界的完美贴合。它包括了几个新的特性，可以帮助您更连续地访问信息，更轻松地共享信息，以及更有效第开展协作。Outlook 2003 可以从5个方面帮助您改善通信协作。

　　说明在本文中，我将仅仅讨论我最喜欢的电子邮件功能，但是 Outlook 2003 的功能远远不止于此。此外，日历也得到了增强和扩展，任务和联系人功能也都得到了增加或者加强。

　　使用新界面更快阅读邮件

　　在您第一次打开 Outlook 2003 的时候，您将注意到 Microsoft 已经极大改进了该程序的外观和感受。现在，阅读窗格拥有了更多空间，这使得您无需滚动窗口即可快速浏览邮件内容，从而简化了操作和节省了时间。

　　以前在 Outlook 窗口左侧向下伸展的图标栏已经被一个具有更多功能的导航窗格所取代。可以通过它显示需要的内容和隐藏不想要的内容，从而使用最大的屏幕空间阅读邮件。

Outlook 2003 的用户界面已经经过重新设计

　　默认情况下，4 个主要的 Outlook 2003 按钮（邮件、日历、联系人和任务）占据了导航窗格的较低的位置。默认情况下不会显示的按钮（便笺、文件夹列表和快捷方式）可以通过窗格底部的图标获得。您可以通过向上拖放分隔栏来扩展视图以显示所有内容；或者收缩列表以图标方式显示各种视图。这样您可以获得更多的屏幕空间，仅仅显示那些您需要的文件夹。

　　邮件摘要和报警让您了解邮件梗概

　　保持注意力集中是我们在处理信息时需要面对的诸多挑战之一。如此之多的数据通过电子邮件、新闻列表、报告、新闻更新和其它渠道奔向我们。我们如何对它们加以浏览并从中找出需要立即加以注意的内容，或者对其进行归档以便今后使用呢？

　　Outlook 2003 包括了一个方便的特性，它会在鼠标指针指向邮件时显示一个邮件摘要。摘要信息包括了发件人的姓名，接收邮件的日期和时间，以及文件的大小，这有助于您确定是否需要打开和阅读该邮件。

　　除了邮件通知之外，如果您通过 Microsoft Windows® SharePoint™ Services 使用共享文档，可以创建电子邮件报警。为了开启报警特性，请点击您的团队站点上的设置报警（或者在工具菜单中，点击规则和报警），然后点击管理报警。在团队成员上传一个新文件、修改一个文件，或者向团队站点添加一个通告的时候，收件箱会收到一封电子邮件，告知您最新的文档变化。

　　使用 Windows Messenger 保持不间断联系

　　对于 Outlook 2003，我最喜欢的一个特性就是它与 Microsoft Windows Messenger 的集成。现在，如果发件人是您的一个联系人而且在线，那么您的电子邮件将进入活动状态。

　　例如，如果一个团队成员向我发送了一封邮件，我可以从邮件标题中看出她现在在线。如果我对她的邮件有疑问，可以点击标题中的 Windows Messenger 图标，显示一个邮件选项菜单，然后点击发送即时消息向她发送一个快速便笺。在几秒钟内，我就可以收到她对我疑问的解释，而在以前，这可能要花费我半天的时间。

　　利用搜索文件夹快速查找邮件

　　如果您像我一样，喜欢快速浏览电子邮件，那么，您可能不会花时间将邮件分门别类组织到不同的文件夹中。随着时间的推移，您会发现收件箱中可能已经存放了2200 封邮件，而且全部是必需的邮件！那么，在这种情况下，如何从中找出与某个特定主题有关的所有邮件呢？

　　Outlook 2003 可以帮助您创建和保存搜索文件夹，搜索文件夹是按照特定类型分组所有邮件链接的虚拟文件夹。例如，假定您已经通知部门经理参加一个您主讲的培训课程。虽然一些邮件位于收件箱中，一些邮件位于特定部门的文件夹中，其余的邮件位于您的已发送邮件文件夹中。但是您可以创建一个搜索文件夹，在一个地方显示所有这些邮件。邮件本身并没有移动到这个文件夹中；它们仍然保留在它们的原始位置。但是搜索文件夹可以帮助您通过几次点击轻松分组、定位和访问这些邮件。

　　利用会议工作区交流思想

　　在一起工作的员工需要召开会议，并分享彼此的想法和资源。这就是 Outlook 2003 为工作组通过Web上的会议工作区收集信息提供便利的原因。如果您的公司使用 Windows SharePoint Services 或者 Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003，可以为即将召开的会议或者重要活动创建文档、图片、演示文稿、讨论等共享工作区。

　　您的会议工作区是 Windows SharePoint Services 站点的一个子站点，可以帮助您收集重要的信息和为即将召开的会议做准备。例如，假设您召集了一个小组，为公司的下一年工作规划会议进行准备。您需要花上两个月的时间进行规划，准备文档和演示文稿，预留观众席，准备多媒体设备和设计奖品等等。您可以使用会议工作区收集所有这些内容，分配工作，与团队成员交流，以及基于文档展开协作。您从来不需要预定会议室或者记住带上饼图（当然，除非到了会议的召开日子）