怎样保留公文的修改痕迹

在公文完成之后，一定要经过领导修改、审批，使用审阅功能，领导们就可以留下自己的审批痕迹，而公文起草者也可以看到其他人的修改痕迹。

　　启动修订功能

　　点击菜单【工具】中的【修订】功能，如果弹出工具栏【审阅】，表示启动成功；
　　未启动【修订】功能；如图:
　　启动【修订】功能；如图:
　　【审阅】工具栏如图:

图1

　　【修订】设置成功后，增加或删除的文字都会被记录下来。
　　小帖士：通过邮件发送一份被【修订】的文件，接收者会自动进入【修订】状态；

　　明明白白看清修订

　　修订的内容可以通过颜色、线形、作者、线框等进行个性化显示，点击菜单【工具】中的【选项】，弹出【选项】对话框，点击【修订】如图２：

图2

　　小贴士：修订的设置选项中包括许多内容，但推荐大家仅对【批注框】中进行设置；

　　在【批注框】区域选择相应的选项，可以设置与批注相关的显示格式。例如：可以设置【批注框】的宽度，指定“气泡”与其所修订文字之间的连线，是否使用作者的缩写。如果不想在文档中显示批注框，则勾掉【使用批注框】；
　　例如：使用【批注框】的效果；如图3:

图3

　　例如：不使用【批注框】的效果，如图４：

图４

　　修订人的信息藏在“用户信息”里

　　修订文件时，可以显示出修订人的个人信息，这些信息如何添加呢？
　　点击菜单【工具】中的选项，弹出【用户信息】选项卡，在【姓名】和【缩写】框中输入个人的信息，如图５，将来这些信息就会显示在审批的文件中；

图5

　　通过显示状态查看结果

　　公文完成审核之后，一般来讲文稿会返回给起草者进行最后的整合。在整合之前，我们可以先查看一下文稿的修订情况。
　　点击工具栏【审阅】最左侧的下拉列表，选择【显示标记的最终状态】，可以看到带修改标注的修改后公文全貌，如图５；
　　点击工具栏【审阅】最左侧的下拉列表，选择【最终状态】，可以看到修改后公文全貌，如图６

图６

　　接受或拒绝

　　经过对公文修订信息的查看，我们对如何取舍修订意见已经心中有数，现在进行文稿的整合工作。
　　点击工具栏【审阅】上按钮【后一处修订或批注】，定位到修订位置，点击【接收所选修订】或者按钮旁边的箭头，在弹出的下拉菜单中，可以选择不同的接受方式；如图７：

图７

　　点击工具栏【审阅】上后一处修订或批注】，定位到修订位置，点击【拒绝所选修订】或者按钮旁边的箭头，在弹出的下拉菜单中，可以选择不同的拒绝方式；如图８：

图８