Office锦囊妙计大放送 中

    (摘编自硅谷动力)

    按会话查看邮件 　　

　　Outlook 2003 可以按线程查看邮件，这是一个更快地浏览收件箱的简单方法。只需选择“视图” 　 “排列方式” 　 “会话”。如果你的阅读窗格是在右侧，你可以更快地完成这一设置，只要点击邮件列表上方的“排序字段”。你还会发现，如果每个邮件都包含以前的邮件，你可以读线程中最后一条邮件，而不需要挨个看下来，这样你就可以删除早期的邮件，保留最新的邮件，方便地清理你的收件箱。 　　

　　 更多的阅读空间 　　

　　 Outlook 2003 有一个灵活的三栏格式，阅读窗格在右侧，这样无需打开每条邮件即可阅读。但有时你需要更大的空间来阅读。按 Alt-F1 可以切换导航窗格的开、关，这样就为阅读窗格提供了更大的空间。试试这个方法，你以后可能会经常用。 　　

　　用快捷方式跳转

　　当第一次保存或添加邮件附件时，Outlook 缺省都是到“我的文档”里。如果你一般不用“我的文档”加附件或存附件，这种方式就很麻烦。有一种简单的解决方法是在“我的文档”里增加快捷方式，可以快速转到常用的文件夹。这样，你可以点击快捷方式，而不用一层层地寻找某个文件夹。　

　　要创建这种快捷方式，先打开“我的文档”文件夹。选择“文件” 　 “新建” 　 “快捷方式”，选“浏览”找到快捷方式指向的文件夹。点击“下一步”，输入一个快捷方式名。在命名快捷方式时，用“&”作第一个字符，这样它就可以出现在文件列表的最前面。下次在 Outlook 中增加或保存附件时，只需点击这个快捷方式，立刻就可以到想去的文件夹。 　　

　　增加标志工具栏
　　

　　

　　如果你在 Outlook 2003 中用各种标志颜色表示不同的事情，有时可能会忘记标志的意义，下面有个小窍门：将标记放在一个工具栏中，给它们起个名字。这样，一方面这些按钮可以表示出标志的意义，另一方面还可以用这些按钮给邮件快速加标志。 　

　　选择“视图” 　 “工具栏” 　 “自定义”。在“自定义”对话框内，选择“工具栏”　“新建”。输入“标志”作为名字，然后点击“确定”。将新工具栏拖到 Outlook 的工具栏区。接着，在“自定义”对话框内选择“命令”标签。从“类别”中选取“动作”，并找到与“红色标志”、“蓝色标志”等相对应的项。将每一个标记命令拖到新工具栏上。另将“清除标志”命令也拖过去，它可以用来清除邮件上的标志。右击每个标志按钮，在“命名”处输入一个名字，确认“图像与文本”已选中，然后关闭“自定义”对话框。下次要标志某一项时，只需选择该项，然后点击工具栏上的相应标志按钮即可。

    展开与折叠文件夹树 　　

　 如果你更愿意用键盘而不是鼠标进行操作，你可以用数字小键盘上的星号键来展开当前选中的Outlook文件夹树。再按一次该键，所有新打开文件夹的下一级子文件夹也展开。每次按 * 键都展开一级。数字小键盘上的减号（-）键则可以一次折叠起所有文件夹。 　　

　 用拖拽法设定类别和更改项目 　　

　　在 Outlook 中，你可以指定一些类型，这样可以方便地将相关项分组。例如，你可以将许多联系人按个人关系或工作关系进行分类。如果你要将某一类指定到已有的 Outlook 的项目上，可以用简单的拖拽方式。选择“视图” 　 “排列方式” 　 “类型”。然后，如果程序已经设为显示分组了，则选择“视图” 　 “排列方式” 　 “按组排列”。你可以将某个记录拖到相应的组上，从而给这个记录分类。你还可以用这种方法输入或修改其它的字段，如公司名等。　

　　是否真是垃圾邮件？ 　　

　　Outlook 2003 里有一个还算不错的垃圾邮件筛选器，但与其它垃圾筛选器一样，它有时会错把有用的邮件判断为垃圾。如果有用邮件从想不到的地方发过来，Outlook 的“安全发件人名单”就没用了。因此，在删除垃圾邮件时至少要飞快地扫一眼，确认你没有丢失什么有用的信件。还要确认你的垃圾邮件筛选器是最新版本。微软已经发布了一个更新程序，你可以点击“帮助” 　 “检查更新”来获得它。 　　

　　 体中使用缺省字段