长文档编辑技巧之一：写作前的准备

什么是长文档？

　　长文档通常是指一篇页数在10页以上的文档，当然这个“长”也没有准确的定义。也有人把长文档称为“大文档”，意思是一样的。如果严格区分的话，以“长文档”来表示则相对比较准确（因为“长”表示内容多、篇幅长，如50页的文档；而“大”表示文件大小，如50M的文档，可能只有两三页，只不过有几个超大的图而已）。
　　因此，长文档通常提指那些文字内容较多，篇幅相对较长，文档层次结构相对复杂的文档。
　　例如一本科技图书，一篇正规的商业报告，一份软件使用说明书等等都是典型的长文档。
　　通常一篇正规的长文档是由封面、目录、正文、附录组成的（至少要有目录与正文）。如果要撰写一本书，则还会包括扉页、序言、参考文献等等部分。

　　谁应该学，为什么要学？
　　经常对长文档进行编辑或排版的人应该学习长文档的操作技巧。其中主要包括：
　　经常自己用WPS写书或写商业报告人（自己一边写、一边完成排版）；
　　经常用WPS排版长文档的人（将已写好后的文档进行合理的排版）。
　　学习长文档排版的理由：
　　1.学会长文档编辑会使自己的写作重点放在写作的内容上，形式上交给WPS文字来处理。
　　2.学会长文档编辑会使自己从简单、重复的劳动中解脱出来。

　　如果您经常发现文档的编号不能“随心而动”时；如果你在文档中改了一处后，其它地方也需要手工再修改时；如果你每次写一篇长文档都感到非常痛苦时；如果你想从原始劳动力中解脱时……
　　这就是学习长文档操作技巧的最佳时机了。

　　写作前的准备

　　我们知道做任何重要的事前都要做好准备，写长文档也是一样，在写长文档前一定要对长文档的写作过程及最后的效果有大致的了解。
　　写作长文档的大体操作步骤如下：
　　1.确定模板，定义页面大小，定义相关的样式等；
　　2.一边写大纲一边应用样式，再充分利用WPS提供的丰富功能来方便和美化我们的文档等；
　　3.自动生成目录等；

　　下面以《WPS Office 2005新增功能介绍》（以下简称《介绍》）的写作为例详细说明一下长文档的写作过程及各步骤的知识点，大体的效果如图1。

图1

　　选择合适的模板　　
　　在WPS文字中，提供了大量的文档模板供用户使用。我们在写作开始之前，通常会看看系统中是否有合适的“模板”可以套用，如果有相同或类似的模板，就可以直接调用或稍加修改即可使用。
　　操作方法：
　　选择“文件｜本机上的模板”菜单项，打开“模板”对话框，查看相应的选项卡下的模板是否有所需要的模板。如果有，双击打开它，WPS就自动新建一个基于此模板的文档（如图2）。

图2

　　进行页面设置
　　在确定模板之后，就需要设置正确的页面，防止做好后不必要的返工。
通常在写一篇长文档前应该确定这个文档做好后需要如何输出——是打印成纸质品，还是输出为电子文档（通常为PDF格式）。纸张大小是设为A4，还是B5，或是别的自定义大小。
　　这些设置都应该在准备写文档前就确定下来的，虽然说这个不是必须的，但建议读者这样做，尤其对于有很多图片的文档。如果在由很多图片组成的一篇很美观的文档中，改变一下页面设置后常变得“不堪入目”。所以，最好在写作前设置好纸张的大小（如图3）。
　　方法：选择“文件｜页面设置”，打开“页面设置”对话框，进行适当的设置。本例《介绍》中的纸张大小使用了默认大小：A4纸张。

图3

　　了解样式和格式
　　通常情况下，很多读者不习惯使用样式来进行编辑，但如果需要多次对部分段落或者文字设置相同的格式时，大家都喜欢使用格式刷工具，但是如果在几十页甚至上百页的长文档中进行这样的操作，工作量可想而知。这时候，如果使用样式进行编辑就可以减少过多重复的人为劳动，从而提高编辑长文档的工作效率。
　　因此，在进行页面设置以后，读者最好先定义好长文档中要使用的样式。其中使用修改现有的样式或添加新样式都是一个不错的选择。那么到底什么是样式呢？样式是字体、字号和缩进等格式设置特性的组合并作为集合加以命名和存储。应用样式时，将同时应用该样式中所有的格式设置。
　　在WPS文字中，样式分为“段落样式”和“字符样式”。
　　段落样式是存储整个段落定义的样式，包含字体、段落、制表位、边框、编号等的样式。单击“样式和格式”任务窗格中的“新样式”按钮，打开“新建样式”对话框（如图4）。

图４

　　字符样式是仅仅存储字符的样式，包含字体、边框的样式，打开方法同上，把“样式类型”框的“段落”改为“字符”即可（如图5）。

图5

　　注意：在WPS的日常使用中比较常用的是段落样式，尤其是对于长文档编辑，字符样式只有在对个别字符需要强调、突出时才使用，本技巧以段落样式为主进行介绍。
　　　　　　