长文档编辑技巧之四：wps 开始写长文档及常用技巧

开始写作

　　在一切设置好，就要正式进入写作的过程中，在此过程中要使用的方法很多，包括快速的添加、删除内容等等，在此过程也是充分利用WPS文字各种技巧的过程，下面简要介绍在长文档中会经常使用的技巧。

　　巧用文字工具进行快速排版

　　“文字工具”是WPS中最有“中国特色”的、非常人性化的文字处理工具。在写作长文档的过程中，经常会在其它地方如Internet上复制一些资料，可是从因特网上或别的地方复制过来的内容，通常会有一些空段或空格等等（如图 22），利用WPS的“文字工具”可轻松处理这些问题。

图22

　　操作方法：
　　选择“工具｜文字工具｜智能格式整理”菜单项（如图23），WPS会智能对段落进行整理，非常人性化（如图24）。其它的如“删除段首空格”等菜单也会经常使用。

图23

图24

　　用图片来美化文档
　　使用“文字工具”处理后，再来看看图片的使用技巧，图片可使文档更易于“平民化”。
在大多数长文档中大部分都包含图片（少数法律法规与文献除外），图片可以减少读者阅读时的疲劳感，降低文档的难度，增加文档的活泼性。
　　插入图片的方法：
　　选择“插入｜图片｜来自图片”菜单项，打开“插入图片”对话框，在其中找到相应的图片双击鼠标来进行添加（如图 25）

图２5

　　如果在修改文档的时候发现某个图片需要更改，以前常用的办法是删除现有的，再插入新的图片。

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　　现在只要把鼠标移到图片上单击鼠标右键，在弹出的下拉菜单中选择“更改图片”（如图 26），在弹出的“插入图片”对话框中插入新的图片即可。这种“更改图片”会保持原来图片的大小及相应设置，这个功能在修改同类图片时非常方便。

图26

　　图片对文档的大小有很大的影响，利用WPS的压缩图片功能，可以有效减少含有大量图片的文档体积。
　　操作方法：
　　双击图片，打开“设置对象格式”对话框，单击“图片”选项卡，单击“压缩”按钮，弹出“压缩图片”对话框，按实际进行合适的设置，然后全部单击“确定”即可（如图 27）。

图27

　　如何为文档插入题注　　
　　图片处理好后，现在要给图片加题注，没有题注的图会给人一种在找图的感觉：内容与图片有时难以一一对应，只有少量的图或表可以不用添加题注。
　　题注是可以添加到表格、图表、公式或其他项目上的编号标签，例如“图 1”、“表格 2”或者“图表 3”等等，应该在长文档中给图片或表格插入题注。
　　操作方法：
　　选择“插入｜引用｜题注”菜单项，打开“题注”对话框，选择合适的“题注”，单击“确定”按钮即可(如图28)。

图28

　　为文档自动生成目录
　　长文档的大纲、正文、图片、表格等等内容全部制作完成后，通常就需要为文档添加目录，利用WPS的插入目录功能就可以自动生成动态的目录。
　　操作方法：
　　步骤1　按下组合键，光标定位到文档的开头；
　　步骤2　插入一种分隔符（通常是分节符），再把光标定位到文档的开头位置；
　　步骤3　选择“插入｜引用｜目录”菜单项，打开“目录”对话框(如图29)，在此进行相应的设置。
　　步骤4　点击“确定”按钮。这时WPS就会为生成了相应的目录。

图29

　　如果要使目录的页码从第一页开始，则需要在第二节（即正文节）中选择“插入｜页码”，打开“页码”对话框，设置“起始页码”为“1”，“页码应用范围”为“应用于本节” (如图30)，这样目录的页号就从第一页开始，目录所占用的页码就不会算在内了(如图31)。

图30

图31